Scriere de proiecte

Cum scrii un proiect? 

Din punctul de vedere al structurii, proiectele diferă în funcție de cerințele finanțatorului, tipul proiectului și alți factori. Atunci când scrieți un proiect, axați-vă pe cerințele exacte ale donatorului.

Există o serie de elemente obligatorii care constituie scheletul proiectului (cu mici diferențieri la nivel de formulare). Acestea sunt:

• Titlul proiectului;
• Rezumatul;
• Descrierea problemei și justificarea proiectului;
• Beneficiarii proiectului și grupul-țintă;
• Scopul și obiectivele proiectului;
• Planul de activități;
• Rezultatele preconizate;
• Durabilitate și impactul proiectului;
• Bugetul;
• Descrierea organizației implementatoare a proiectului.

Titlul proiectului trebuie să fie clar, scut și centrat pe rezultatul sau activitatea principală a proiectului, devenind în acest caz atractiv pentru finanțator.

Rezumatul proiectului. Realizarea acestuia are o utilitate practică, din moment ce la concursul propunerilor de proiecte sunt înaintate mai multe aplicări. Respectiv, evaluarea în fază incipientă se va efectua în baza notelor conceptuale sau a rezumatelor, ceea ce va permite evaluatorilor să economisească timp. Rezumatul se scrie după redactarea integrală a proiectului și include în mod laconic informații despre: 

• Problema abordată;
• Obiectivele proiectului;
• Organizațiile implementatoare;
• Activitățile-cheie ale proiectului;
• Logica intervenției și abordarea în cadrul proiectului; 
• Impactul proiectului. 

Descrierea problemei reprezintă nucleul oricărei propuneri de proiecte pentru finanțare. Respectiv, acest compartiment trebuie redactat cât mai precis, cu o argumentare temeinică, având drept scop obținerea adeziunii finanțatorului și dorința acestuia de a vă oferi resursele necesare soluționării problemei descrise. 

La această secțiune evidențiem 3 componente:

• Contextul
• Identificarea și nominalizarea concretă a problemei
• Abordarea propusă de proiect/soluția

Descrierea contextului (social, economic, politic, cultural) în care este ancorat proiectul dumneavoastră are o relevanță deosebită. Supliniți informația cu date statistice, rezultate ale cercetărilor recente, rezultate ale sondajelor referitoare la problema proiectului pentru a fi cât mai convingători!

N.B.! Nu exagerați cu volumul de informații! Dacă acestea vă par importante, dar sunt extinse ca volum, le puteți insera într-o anexă!

Identificarea corectă și convingătoare a unei probleme implică răspunsul la următoarele întrebări: 

1. CARE este problema reală de rezolvat? 
2. DE CE apare această problemă? 
3. CARE sunt cauzele care au determinat situația negativă existentă? 
4. UNDE și CÂND se manifesta (condiții, periodicitate, surse de manifestare a problemei)?
5. PENTRU CINE este o problemă? Cine sunt cei afectați de problemă: grupul-țintă, alte grupuri? 
6. CE consecințe / impact ar avea nerezolvarea ei?

Justificarea proiectului derivă din descrierea problemei și necesită specificarea implicațiilor negative ale problemei existente asupra grupului-țintă, consecințele acesteia la nivelul societății/comunității și importanța vitală a soluționării problemei vizate.

La modul practic, justificarea problemei rezidă în specificarea a câteva elemente esențiale:

• Care este problema care se dorește a fi soluționată?
• Inserarea de date cantitative (studii, statistici, sondaje etc.);
• Date calitative (focus grupuri, chestionare, interviuri etc.);
• Alinierea la politicile locale/ naționale/ internaționale;
• Date despre aplicant. De ce anume organizația dvs.? (experiență, strategie internă etc.);
• Efectele problemei;
• Argumentarea schimbării aduse de implementarea proiectului.

Este absolut necesar ca partea finală a compartimentului Descrierea problemei să finalizeze cu abordarea pe care o propune proiectul dumneavoastră, respectiv soluția pe care ați identificat-o.

Identificarea beneficiarilor și a grupului-țintă

Acesta este un compartiment obligatoriu al oricărui proiect și presupune descrierea calitativă și cantitativă a fiecărui grup care va beneficia de pe urma implementării proiectului sau va avea vreo tangență cu acesta. Se disting câteva categorii în acest sens:

Scopul și obiectivele proiectului

Partea complexă a scrierii de proiect rezidă în formularea scopului și a obiectivelor acestuia. Pentru începători, cărora le este dificilă sarcina respectivă, li se recomandă să apeleze la tehnica Arborele obiectivelor. 

Scopul reprezintă obiectivul general al proiectului, de obicei este doar unul și ține de viziunea de dezvoltare pe care o conturați în cadrul proiectului. În termeni generali, scopul este expresia soluției specifice pe care ați identificat-o pentru problema descrisă. Acesta trebuie formulat ca fiind o transformare a situațiilor negative generate de problemă în soluții exprimate ca „realizări pozitive”. Scopul este situația dorită la finalul proiectului. La nivel de exprimare acesta trebuie să fie clar și concis.

Scopul proiectului trebuie să se plieze cât mai bine sau chiar să coincidă cu scopul enunțat în apelul de grant sau să răspundă la o problemă importantă pentru donatorii privați.

Obiectivele corelează cu scopul și reprezintă pașii pentru a vă apropia de realizarea scopului. Pentru a fi cu adevărat eficiente, obiectivele trebuie să întrunească o serie de caracteristici, desemnate prin acronimul SMART:

• Specific – Indică exact ce își propune să obțină. Răspunde întrebărilor: Cine? Ce? Unde? Când? Cum? Care e grupul-țintă?
• Măsurabil – Este cuantificabil (cantitativ sau calitativ), demonstrând dacă obiectivul poate fi atins; monitorizează progresul.
• Abordabil/realizabil – Poate fi atins în anumite condiții date. Există resursele necesare? Capacitatea organizației permite realizarea lui? Este timp suficient?
• Realist/relevant – Produce un anumit impact.
• încadrat în Timp –  Realizabil într-o perioadă finită de timp. Răspunde întrebărilor? Până când? În ce perioadă?

Planul de activități

Întocmirea planului de activități are o relevanță majoră pentru managementul proiectului. Realizarea obiectivelor are loc prin desfășurarea unui set de activități. 

Caracteristicile activităților:

• Au un rol bine determinat
• Consumă resurse materiale și umane într-o perioadă definită de timp
• Conduc la anumite rezultate care pot fi anticipate, dar și evaluate

Planul de activități definește reprezentarea grafică a activităților proiectului, în care se includ:

• Acțiunile;
• Sarcinile;
• Timpul de realizare;
• Responsabilii de implementare.

La modul practic acest lucru se realizează fie prin Tabel simplu, fie prin Tabelul Gantt 

Rezultatele preconizate  descriu ansamblul realizărilor produse de proiect, derivate din serviciile și facilitățile aferente scopului proiectului, precum și toate efectele activităților realizate. Putem vorbi despre clasificarea tripartită a rezultatelor:

1. Rezultate cantitative/măsurabile (de ex.: au fost organizate 3 cursuri de instruire, repararea unui spațiu de 40 m²; distribuirea materialelor informative la 100 de persoane).
2. Rezultate calitative (de ex.: beneficiarii și-au format abilități de lucru în echipă; creșterea nivelului de cunoștințe privitor la protecția mediului).
3. Rezultate de impact (contribuția proiectului la atingerea obiectivelor generale).

În ceea ce privește rezultatele preconizate, trebuie să țineți cont de faptul că acestea sunt formulate nu doar pentru proiectul în ansamblu, dar și fiecare activitate desfășurată implică niște rezultate concrete:

De exemplu:

Durabilitate și impactul proiectului

Este de la sine înțeles că finanțatorul va fi mai ușor de convins să susțină un proiect sustenabil, în defavoarea altuia lipsit de relevanță și vitalitate. Mizați pe acest aspect! În cazul în care reușiți să demonstrați că proiectul înaintat are capacitatea de a rezista în timp, chiar și după încheierea acestei finanțări (printr-o formă extinsă, prin atragerea altor fonduri, fie prin impactul cu efect de durată), veți câștiga un avantaj solid în fața potențialului finanțator.

Exemple de elemente de durabilitate:

• Un serviciu creat de organizație, care va fi preluat de APL;
• Un ghid elaborat, care ulterior va fi distribuit profesorilor și va fi folosit inclusiv la alte activități în afara proiectului;
• Un document strategic, elaborat și aprobat;
• Altele.

Bugetul

La elaborarea bugetului proiectului este activitatea de estimare a tuturor costurilor necesare pentru realizarea activităților planificate.

Un buget bine elaborat:

• menține orientarea activității echipei proiectului pe obiective;
• facilitează orientarea pe rezultate şi monitorizarea eficacității costurilor;
• oferă informații pentru mobilizarea planificată a resurselor;
• identifică implicațiile de cost ale fiecărei din activități;
• specifică contribuțiile finanțatorului şi co-finanțarea;
• menține ritmul de implementare a proiectului.

În cazul planificării bugetului de proiect se pot urma două modele: 

1. planificarea bugetului per activitate, după care se sumează costul tuturor activităților. Însă această modalitate permite strecurarea mai multor erori;
2. planificarea bugetului în baza categoriilor de cheltuieli. După calcularea bugetului pentru fiecare categorie de cheltuieli, acestea se sumează pentru a obține costul total al proiectului.

Bugetul trebuie elaborat în conformitate cu rigorile înaintate de donator, în multe cazuri fiind stipulate categoriile de cheltuieli care pot fi finanțate în cadrul proiectului. În cazul aplicărilor la Programul anual de granturi pentru organizațiile de tineret al MEC, planificarea bugetului proiectului se realizează în baza categoriilor de cheltuieli, urmând un model prestabilit, după cum este prezentat în exemplul de mai jos:  

N.B.!

Fiecare donator impune propriile exigențe față de tipurile de cheltuieli și limitele acestora. 

De exemplu, la Programul anual de granturi pentru organizațiile de tineret al MEC, tipurile și limitele de cheltuieli sunt impuse, inclusiv prin cele două Hotărâri de Guvern:

HG1213 din 27.12.2010: https://www.legis.md/cautare/getResults?doc_id=118422&lang=ro;

HG1151 din 02.09.2002: https://www.legis.md/cautare/getResults?doc_id=127679&lang=ro#.

Descrierea organizației implementatoare/ partenerilor

Acest compartiment al proiectului este destinat informațiilor despre echipa de implementare a proiectului, experiența organizației și a partenerilor de proiect. Explicați de ce sunt necesari partenerii în proiectul dat, care este aportul acestora și gradul lor de responsabilitate în implementarea proiectului. Specificați partajarea rolurilor și cum va avea loc monitorizarea și valorificarea implicării partenerilor.