PROIECT – definiție și structură

Identificarea resurselor financiare pentru organizațiile non-profit este o problemă constantă a acestora, multe dintre astfel de entități abia reușind să se mențină la linia de plutire. Am menționat în capitolul 1 potențialele surse de finanțare care ar trebui luate în calcul la realizarea strategiei de fundraising a organizației. Dintre toate metodele de accesare a fondurilor, scrierea de proiecte rămâne în topul listei. 

Proiectul definește un ansamblu de activități interdependente, a căror desfășurare are loc conform unui plan bine determinat, având un buget prestabilit, în vederea realizării anumitor obiective urmate de atingerea rezultatelor scontate într-un cadru temporal delimitat.

Proiectele sunt scrise pentru a fi prezentate unor potențiali finanțatori, care vor lua decizia de alocare a mijloacelor financiare pentru proiectul depus. Acestea reprezintă un set de investiții şi alte activități, planificate pentru atingerea unor obiective specifice într-un cadru de timp şi cu un buget predeterminat.

Propunerea de proiect are valoare de document oficial şi va servi ca reper al relaţiilor cu finanţatorul. O condiţie indispensabilă este formularea cât mai realistă a activităţilor, evitarea tentaţiei de a multiplica numărul de activităţi, de a supradimensiona capacitatea tehnică şi managerială a organizaţiei executante.

Etapele unui proiect

Ciclul de viață al unui proiect reprezintă perioada de timp în care are loc desfășurarea proiectului, pornind de la faza de identificare și formulare, trecând prin faza de implementare și ajungând la evaluarea finală și închiderea proiectului.

1. Inițierea. Stabilirea ideii de proiect este de o însemnătate vitală pentru toate celelalte etape. Fiecare idee de proiect are la bază identificarea unei nevoi specifice, a unei probleme care se cere a fi soluționată. 

Ideea de proiect trebuie să preceadă procesul de căutare a surselor de finanțare.

Întrebări care vă pot ajuta la clarificarea ideii de proiect:

• Nevoia/ problema căreia i se adresează proiectul este una reală, a fost ea corect identificată?
• Rezolvarea problemei respective este o prioritate pentru organizație? Se încadrează în strategia de dezvoltare a organizației?
• Proiectul trebuie derulat acum? De ce acum și nu la un alt moment?
• Ideea de proiect și obiectivele care derivă din aceasta, reprezintă cea mai bună modalitate de a rezolva problema identificată?
• Organizația are capacitatea tehnică, managerială și financiară de a transpune în practică ideea de proiect?

2. Planificarea. Etapa a doua constă în dezvoltarea ideii de proiect într-o structură logică, incluzând: scopul, obiectivele, planificarea activităților, identificarea rezultatelor, identificarea beneficiarilor, planificarea resurselor necesare, inclusiv stabilirea bugetului.
3. Formularea. Exprimă necesitatea clară a ideii proiectului, oferă detalii și o formă definitivă a proiectului.
4. Implementarea. Implementarea sau execuția reprezintă mobilizarea resurselor pentru punerea în aplicare a celor formulate şi planificate.
5. Monitorizare și control. La această etapă se urmăresc deviațiile de la planul inițial privitor la 4 dimensiuni ale oricărui proiect: 

• Costurile/resursele;
• Termenele de îndeplinire a sarcinilor;
• Aria de cuprindere a proiectului;
• Calitatea produselor.

 Principalele acțiuni în procesul de monitorizare sunt:

• Colectarea datelor (fapte, observații și măsuri) și documentarea lor;
• Analiza și formularea concluziilor (interpretare);
• Recomandări și luarea măsurilor corective.

Potrivit unor autori implementarea și monitorizarea sunt părți componente ale unei singure etape, deoarece sunt interdependente.

6. Evaluarea proiectului va fi realizată în primul rând pe intern pentru a aprecia dacă acesta a decurs precum a fost planificat, dacă a adus beneficiile organizației după cum s-au planificat şi dacă acesta a fost sustenabil. După finalizarea analizei interne, se începe evaluarea proiectului din punct de vedere al finanțatorului. De obicei, aceasta constă în completarea unui raport de evaluare, care poate să conțină anexarea documentelor, fotografiilor, evaluărilor, listelor, formularelor care au fost utilizate pe durata proiectului. 

Dezvoltarea conceptelor de proiect

Fiecare proiect parcurge o serie de pași de la idee la implementare. Faza inițială constă în identificarea unei idei proiect (care poate fi lansată de un membru al organizației sau de o persoană care se confruntă cu o problemă ce necesită soluționare). În baza acesteia, echipa va purcede la dezvoltarea conceptului de proiect, adică se stabilesc: scopul și obiectivele proiectului, rezultatele-cheie preconizate, iar în baza acestor elemente, ce activități trebuie realizate pentru a îndeplini scopul propus. Indiferent de tipul de proiect, sarcina întregii echipe este de a dezvolta conceptul de proiect în termeni clari, ulterior putând fi explicată responsabilului de scrierea propunerii de proiect în acord cu cerințele finanțatorului. 

La această etapă activitatea rezidă în analiza informațiilor privitoare la contextul social, nevoile specifice ale comunității, tendințele din domeniu, alte aspecte care au tangență cu dezvoltarea proiectului pe care vi-l propuneți. Pornind de la conceptul de proiect veți trece la scrierea de proiect.