Managementul proiectelor

Managementul proiectelor reprezintă planificarea, organizarea, monitorizarea şi controlul tuturor aspectelor proiectului, precum şi managementul şi leadershipul tuturor celor implicați pentru a realiza în siguranță obiectivele proiectului în cadrul criteriilor agreate de timp, costuri, domeniu de aplicare şi performanțe/calitate”.

Din punct de vedere practic, managementul proiectului rezidă în aplicarea conștientă a unui set coerent de principii, reguli, cunoștințe, metode, tehnici, instrumente, utilizate în planificarea, organizarea, conducerea și controlul unui proiect.

Principii fundamentale ale managementului proiectelor

• Scopul și Obiectivele proiectului să fie clar definite (SMART);
• Fundamentarea clară a intervenției (justificarea proiectului) și prezumții ale schimbării logic definite;
• Plan de activități bine structurat, coerent și clar definit;
• Stabilirea echipei și a partenerilor, inclusiv determinarea exactă a rolului fiecărui actor implicat;
• Definirea clară a resurselor necesare;
• Stabilirea exactă a costurilor și a termenelor de executare;
• Identificarea riscurilor și a măsurilor de management și atenuare a acestora;
• Monitorizare continuă și flexibilitate în procesul de implementare orientată spre rezultat;
• Responsabilitate și comunicare. 

Ansamblul proceselor care constituie managementul proiectului:

• Managementul armonizării activităților componente;
• Managementul ariei de cuprindere a proiectului;
• Managementul timpului;
• Managementul costului;
• Managementul calității; 
• Managementul resurselor umane;
• Managementul comunicării;
• Managementul riscului;
• Managementul achizițiilor.

Ce este un proiect?

Proiectul reprezintă un set unic de activități integrate, organizate metodic şi progresiv, desfăşurate într-o perioadă determinată de timp, cu resurse de/limitate, care impune structuri organizatorice şi metode speciale pentru obținerea cu succes de noi rezultate complexe necesare pentru atingerea şi satisfacerea de obiective clar definite care în esență conduc la schimbarea în bine a situației unui grup de oameni.

Principalele caracteristici ale unui proiect sunt:

• să aibă un start și un final definite în timp;
• să aibă fonduri bănești limitate;
• să utilizeze resurse: umane, financiare;
• să propună activități și sarcini coordonate;
• poate fi multi-funcțional

Gestionarea riscurilor și schimbărilor proiectului în perioade de criză

Riscurile sunt o componentă inerentă oricărui proces, respectiv proiect. Prin urmare, managerul de proiect trebuie să adopte o strategie orientată nu spre eliminarea riscurilor (demers utopic!), dar spre monitorizarea constantă a acestora, iar atunci când pragul de risc este înalt să adopte măsuri pentru reducerea riscurilor.

În general, pentru a aborda riscurilor sunt necesare câteva acțiuni:

1. Identificarea riscurilor.
2. Analiza riscurilor privind impactul posibil al acestora asupra costurilor, desfășurării activităților și a calității.
3. Estimarea probabilității producerii riscului în perioada desfășurării proiectului.
4. Prioritizarea riscurilor în funcție de gradul de expunere și a problemelor posibile asociate acestora,
5. Monitorizarea riscurilor și adoptarea măsurilor în funcție de situație.

Tipuri de risc și metode de contracarare a acestora:

Tipuri de risc	Metode de diminuare a riscurilor
Riscuri interne (fraude sau greșeli manageriale)	instruirea şi responsabilizarea echipei, monitorizarea activităților;stabilirea modului de gestionare adecvată a resurselor, efectuarea de evaluări şi audituri.
Riscuri externe – evenimente care nu sunt în controlul organizației (de ex.: crize economice, schimbări legislative, calamități ș.a.)	diversificarea surselor de finanțare, crearea planurilor de rezervă, asigurările.

Comunicarea pe timp de criză

Managementul comunicării reprezintă ansamblul de procese care asigură: generarea, înregistrarea, diseminarea, stocarea, utilizarea, prelucrarea şi interpretarea informațiilor aferente proiectului.

Totalitatea proceselor care vizează comunicarea într-o organizație de tineret includ:

• planificarea activităților de comunicare (Cine are nevoie să fie informat? Ce informație furnizați? Ce format de informație este necesar? Când oferiți o informație concretă?);
• asigurarea comunicării în termenii prestabiliți la începutul proiectului;
• raportarea către factorii interesați (stadiul de implementare, progres, previziuni, rezultate finale);
• diseminarea rezultatelor proiectului după încheierea acestuia (către publicul larg, către factorii interesați).

Comunicarea pe timp de criză (criza – moment grav, perturbator, un dezechilibru al evoluției firești al unui proiect) este foarte importantă pentru a face față haosului, a ține situația sub control, a răspunde așteptărilor/întrebărilor publicului și membrilor echipei de proiect și pentru a diminua eventuale tensiuni. Aici se evidențiază necesitatea a două planuri de comunicare: pe plan intern și pe plan extern.

Pe plan intern se va urmări comunicarea prin toate instrumentele posibile: reuniuni, note de serviciu, mesagerie electronică, video, cu scopul de a menţine coeziunea şi a întreţine un climat favorabil în interiorul echipei.

Pe plan extern se va pune accent pe furnizarea informațiilor , în timp real și într-o manieră racordată la situația de criză, către toate categoriile care au tangență cu proiectul: finanțatori, parteneri, beneficiari.

Situațiile de criză pot afecta orice instituție, organizației, având consecințe asupra imaginii acesteia. Important este ca în aceste momente să se realizeze o strategie de comunicare eficientă care respectă câteva principii: viteză de reacție, corectitudine, credibilitate, empatie, respect și orientare spre soluții.

Managementul timpului 

Managementul timpului se referă la totalitatea proceselor care ancorează desfășurarea proiectului în limite de timp stabilite de la începutul proiectului. Acestea includ:

• Identificarea activităților;
• Planificarea activităților și a timpului lor de realizare, precum și stabilirea relațiilor de dependență și interdependență între activități;
• Estimarea duratei fiecărei activități;
• Aprecierea resurselor necesare pentru respectarea limitelor de timp;
• Monitorizarea faptului dacă se respectă planificarea inițială;
• Controlul și coordonarea eventualelor schimbări legate de limitele de timp. 

Instrumente digitale în managementul proiectelor 

Managementul proiectelor este un proces complex, cu multiple componente, numeroase sarcini, termene-limită, lucru în echipă etc., ceea ce poate fi de-a dreptul copleșitor atât pentru managerul de proiect, cât și pentru membrii echipei de implementare a proiectului.

Există însă mai multe instrumente digitale care pot facilita gestionarea eficientă a proiectului, cu ajutorul cărora întreaga echipă are posibilitatea de a vizualiza și urmări sarcina ce trebuie îndeplinită, cine este responsabil, faza proiectului, perioada de realizare, termenul limită. 

Gantt Charts

Diagrama Gantt este o diagramă cu bare care oferă o structurare vizuală a sarcinilor proiectului programate în timp. Aceasta este utilizată pentru planificarea proiectului, fiind o modalitate utilă de a arăta ce activitate este programată să fie efectuată în anumite perioade distincte. 

Diagramele Gantt utilizează bare orizontale simple pentru a afișa etapele unui proiect și progresul. Dintr-o singură privire, colegii de echipă vor putea vedea la ce lucrați în prezent (sau cel puțin la ce ar trebui să lucrați) și când va fi necesară contribuția lor. De asemenea, vor putea vedea cât timp ar trebui să dureze fiecare etapă.

Google Calendar

Google Calendar este un instrument super simplu de gestionare a proiectelor bazat pe calendar. GC nu este conceput pentru a furniza prea multe detalii, cum ar fi atribuirea sarcinilor sau cuantificarea progresului. Google Calendar este un calendar de proiect cu funcții de luare de note, creare de liste, notificări.

TRELLO

TRELLO este o aplicaţie foarte populară pentru un management eficient al proiectelor. Cu ajutorul acesteia, utilizatorii pot să îşi organizeze eficient timpul şi să administreze numeroase proiecte alături de colegii de echipă, toţi având acces la “organizator” şi putând face orice modificări doresc.

Avantajul aplicației este că permite fiecărui membru de echipă să adauge informații detaliate despre:

• sarcina de lucru;
• membrii proiectului;
• liste;
• termene-limită;
• link-uri;
• documente sau poze (de pe calculator sau de pe Dropbox, Google Drive, etc.).

De asemenea, este posibilă plasarea comentariilor în timp real.

Definirea și planificarea activităților

Obiectivele propuse sunt realizate printr-un ansamblu de activități. La definirea activităților proiectului se vor respecta câteva recomandări:

• să fie un enunț clar și logic;
• să conțină un substantiv nume de acțiune (de ex.: elaborarea, capacitarea, instruirea etc.);
• să precizeze intervalul de execuție (de ex.: timp de 3 luni);

La planificarea activităților se ține cont de faptul că ele îi prezintă finanțatorului cum anume organizația de tineret își propune să soluționeze problema identificată.

• Precizați succesiunea activităților, perioada lor de început și încheiere, relația de interdependență între activități.
• Menționați care sunt resursele necesare pentru realizarea acțiunilor;
• Specificați locul de desfășurare al activităților;
• Stabiliți persoana din echipa proiectului responsabilă de fiecare activitate.
• Activitățile trebuie să se desfășoare într-o înlănțuire logică și să reflecte scopul și obiectivele specifice.

Dezvoltarea materialelor de vizibilitate

Pentru a maximiza impactul, orice proiect cât și rezultatele lui trebuiesc promovate, pentru a deveni vizibile, cunoscute și căutate de potențiali beneficiari. Aspectul vizibilității este un criteriul important pentru finanțator.

Diseminarea informațiilor trebuie să aibă loc atât în procesul de derulare a proiectului, cât și la faza de încheiere când vor fi furnizate rezultatele proiectului. Fiecare modalitate de promovare a proiectului trebuie descrisă detaliat în propunerea de proiect.

Exemple de activități de promovare și materiale de vizibilitate:

• Evenimente de lansare, deschideri oficiale (online și offline);
• Ateliere și sesiuni de informare;
• Reportaje, comunicate de presă, alte materiale media;
• Materiale vizuale și informative pentru rețelele sociale;
• Materiale de promovare pe pagini web, platforme;
• Evenimente specifice;
• Conferințe de specialitate;
• Broșuri informative și de popularizare;
• Infografice.

Materialele de vizibilitate trebuie să conțină anumite informații cu titlu „obligatoriu”, precum:

• Denumirea proiectului;
• Mențiunea programului finanțator: Proiectul „X” implementat în cadrul Programului de Granturi 2022 pentru organizațiile de tineret al Ministerului Educației și Cercetării.
• Menționarea partenerilor, prin inserarea logo-urilor, specificarea directă: Acest proiect este implementat de MitOst e.V. în cooperare cu partenerii de la Інша Освіта / Insha Osvita (Ucraina) și EcoVisio 
• Numirea editorului/autorul materialului;
• Disclaimer: ,,Conţinutul prezentului material reprezintă responsabilitatea exclusivă a autorilor, iar Agenţia Naţională şi Comisia Europeană nu sunt responsabile pentru modul în care va fi folosit conţinutul informaţiei”.
• Date de contact ale organizației implementatoare sau a unei persoane responsabile astfel încât cei interesaţi, să poată obţine mai multe informaţii, la cerere.